Hoeveel tyd spandeer (of liewers, vermors) jy om kliënte wat jou geld skuld vir betaling na te jaag? As jy voel jy werk te hard om hulle hul skuld te laat vereffen, sal hierdie artikel jou help om jou tegniek te verfyn ten einde lang uitstaande debiteure op te volg.

As jy enige van die punte wat hier bespreek word met my wil bespreek, kan jy gerus ‘n gratis oproep hieronder aanvra.

Ek wil ‘n baie eenvoudige, dog baie kragtige tegniek met jou deel om uitstaande debiteure effektief in te vorder. Vir menige sakeman is dit nie ‘n baie interessante onderwerp nie, maar dit is ‘n baie kritieke onderwerp, want dit raak twee belangrike elemente van jou besigheid:

1. 1. Winsgewendheid
   2. Kontantvloei

In die oorgrote meerderheid van gevalle blyk dit dat die hele benadering om uitstaande debiteure op te volg en in te vorder nie baie gestruktureerd is nie – dit is baie ad hoc en dit is nie iets wat gemeet word nie. Dit is ‘n aktiwiteit wat eenvoudig “gebeur” en word nie pro-aktief gedoen nie. Dit word trouens oor die algemeen baie reaktief gedoen!

Indien die besigheidseienaar bemerk dat daar kontantvloeidruk is, is die vraag aan die invorderingspan: “Wat gaan aan? Wys my presies hoeveel uitstaande is.” Wat hierop volg, is ‘n paar reaktiewe aksies (reaksies) wat onderneem word. Dit is hoegenaamd nie die ideaal nie. Om ‘n besigheidseienaar te wees, behoort jou nie aan daardie tipe stres bloot te stel nie en behoort nie tot daardie vlak van reaktiewe optrede te lei nie.

Dit is jou verantwoordelikheid om jou onderneming proaktief te bestuur. Dit ‘n hele debat gaan daaroor om uitstaande debiteure op te volg (of na te jaag) of om in beheer te wees van jou uitstaande debiteure. Daar is etlike tegnieke beskikbaar, wat ons oor ‘n koppie koffie kan bespreek maar vir doeleindes van die artikel bespreek ek een tegniek met jou wat ek weet kragtig is en wat jou in ‘n groot mate in beheer van jou debiteure sal stel.

Jou Handelsvoorwaardes – moenie iemand anders se bank wees nie!

Wees baie duidelik oor wat jou handelsvoorwaardes is. As jy vir my sê: “Fergus, 30 dae is die krediettyd wat ek aan my kliënte gee,” vra jouself ten minste een vraag – “hoekom nie 21 dae nie?” As dit 21 dae is, vra jouself ‘n vraag – “hoekom nie 14 dae nie?”

Jy weet nie “wat” jy nie weet nie en jy moet ten minste die vrae vra om te sien watter antwoorde te voorskyn kom. Ek weet dat ons probeer om die meeste van ons kliënte se kredietvoorwaardes te verhoog.

Moet egter nie die bank wees vir ‘n ander besigheid nie!

Die eerste ding dus: vra jouself telkens die bogenoemde vraag en bepaal wat ononderhandelbaar is en waneer jy die kredietvoorwaardes nie kan aanvaar en/of verder verleng nie.

Bou jou uitstaande debiteureboek

Dit behoort vir jou baie bekend te wees, want dit is waarna jy op ‘n weeklikse of maandelikse basis behoort te kyk.

Eerstens het jy totaal uitstaande debiteure, dan het jy ‘n paar hakies vir dae wat die geld uitstaande was: (0-30), (31-60), (61-90), (>90) dae.

Kom ons neem nou ‘n voorbeeld – R100 000.00 is uitstaande in die besigheid:

(0-30): 40k

(31-60): 30k

(61-90): 20k

(>90): 10k

Daar is dus ‘n verdeling binne die hakies. Die eerste ding wat moet gebeur, is om te meet wat die huidige persentasieverdeling is wat in jou debiteure boek is.

Vir hierdie voorbeeld, in die [0-30]-hakie, is die persentasieverdeling 40%, en die ander hakies is onderskeidelik: [31-60] 30%, [61-90] 20% en [>90] 10%.

Hierdie onderskeid is baie belangrik. Die twee laaste kategorieë (61-90) en die (>90)-dae-hakies beïnvloed die winsgewendheid in jou besigheid, want dit is die kliënte wat jou selfs ná 60 dae nie betaal het nie. Die kanse dat hulle sal betaal word al hoe skraler. Kom ons erken dit – dit is die probleem.

Wat die eerste twee kategorieë aan betref – (0-30) en (31-60) – dit is jou kontantvloei kategorieë. Om ‘n kliënt, of ‘n groep kliënte, van 15 dae uitstaande na 30 dae of 40 dae te verskuif het ‘n groot impak op jou kontantvloei. Hierdie twee is dus jou kontantvloei, terwyl die (61-90)- en (>90)-dae- jou winsgewendheid is en… albei is baie, baie krities.

Stel jou teikens

Hier is ‘n eenvoudige tegniek: stel jou teikens.

Dit is nie belangrik om jou algehele uitstaande syfer (die R100 000.00 in ons voorbeeld) te verminder nie, aangesien dit hoër uitstaande debiteure ‘n teken is van die groei in jou besigheid. Namate jou onderneming groei, sal jy meer faktureer, jou kliënte sal meer wees en hierdie bedrag sal styg.

Dit is belangrik om nie teikens te stel in terme van absolute bedrae nie; die teiken wat jy moet stel is in terme van jou uitstaande debiteure persentasie.

Dus wat jy moet doen is om te besluit om die teikens vir die verskillende hakies te verander na:

• • (0-30) sal van 40% na 60% gaan.
  • (31-60) sal van 30% na 33% gaan
  • (61-90) sal van 20% na 5% gaan
  • (>90) sal van 10% na 2% gaan

Dit sal dus die ideale  prentjie wees, ongeag die absolute bedrag omdat kontantvloei en debiteure die situasie sal verander.

Besluit wie om te kasty

Indien die debiteure buite beheer is – in plaas van 5% vir (61-90), vertoon jou boeke byvoorbeeld 20% –dan moet jy dadelik na jou lys van kliënte kyk.

Moenie te veel aandag skenk aan kliënte wat jou klein bedrae soos R10.00, R100.00 of R500.00 skuld nie, want jy wil ‘n vinnige impak in ‘n kort tyd hê en jy wil kyk na die kliënte wat groot bedrae skuld.

Soms wil ons spanlede – en selfs onsself – regmerkies in die blokkie kan sit en sê: “Haai, ons het klaargemaak/ons het al hierdie kliënte gekasty!” Wat jy egter wil doen is – jaag kliënte na wat die groter geld vir jou besigheid vashou.

Begin analiseer en volg die groot uitstaande bedrae op.

Op dieselfde wyse begin jy ook die (31-60) ontleed. As dit buite beheer is, begin jy analiseer en vind uit watter kliënte die grootste bedrae in hierdie hakie het en vir hoe lank hulle nou uitstaande is.

As hulle binne sê 35 dae of iets dergliks is, is dit aanvaarbaar, maar as hulle naby aan 60 dae is, behoort die rooi ligte te flikker. Jy behoort baie vinniger daarop te reageer, want hopelik sal jy hierdie hele debiteure-boek weekliks hersien en nie maandeliks of kwartaaliks nie.

Neem nou Aksie

Jy moet ondersoek instel en bepaal wat die persentasie verdeling is wat jy nou in jou besigheid het. Wat jou uitstaande debiteure betref, besluit wat die ideale verdeling is wat jy graag wil hê en stel ‘n teiken vir jou invorderingsafdeling

Maak seker dat jy daardie syfers elke week hersien.

As die syfers buit beheer is, ontleed en te fokus op die groot bedrae, wat jou daardie “skeeftrek”op jou balansstaat gee en maak seker dat jy en jou span sonder verwyl die debiteure opvolg.

Dus verseker dat jy reuse aksies neem vir reuse resultate.

Indien jy meer hieroor te wete wil kom, kontak ons gerus.

Fergus Ferguson

082 650 0867

fergus@fergusmor.co.za