Die belangrikheid van betroubare stelsels in ‘n besigheid kan nie onderskat word nie. Dit was iets waaraan ek herinner is die dag toe ek ‘n week se werk en drie jaar se finansiële rekords verloor het nadat ‘n hardeskyf gebreek het – iets waarvan ek tot vandag toe nog steeds probeer herstel.  As ek tog net toepaslike besigheidstelsels in plek gehad het om die gevolge te verminder.

Besigheidstelsels is metodiese prosedures of prosesse wat verseker dat goedere en dienste aan kliënte gelewer word en ook dat ‘n besigheid op ‘n dag tot dag basis sonder krisisse bedryf kan word.  In my geval sou dit die gereelde berging van belangrike besigheidsdata op ‘n ander rekenaar sisteem of wolk wees.   Dit is alles goed en wel om stelsels in plek te stel om ‘n besigheid se kontinuïteit te verseker, maar hoe weet jy dat die stelsels wat jy geïmplementeer het betroubaar is, of dat hulle selfs sal werk?

Eenvoudig gestel:  daar is ‘n gevoel van kalmte in ‘n besigheid wanneer ‘n besigheid behoorlik gesistematiseer is.  As jy voortdurend vure moet doodslaan, klagtes van kliënte moet aanspreek óf van jou kontantvloei gebruik moet maak vir onverwagte uitgawes, loop dit waarskynlik verkeerd. Op daardie stadium moet die stelsel wat probleme veroorsaak onmiddellik aangespreek word, eerder as om net die probleme te probeer oplos.

Om probleme op te los omdat dinge misluk, is ‘n basiese probleemoplossingstoepassing waarby elke maatskappy betrokke raak, maar besighede wat vasgevang is in ‘n sirkel van voortdurende herstel-van-mislukking sal nie groei of op die langtermyn winsgewend wees nie. Om dit te voorkom, moet die sisteem ondersoek word en daar moet vasgestel word wat die stelsel veronderstel is om te bereik.  Wat is die beoogde doelwit?

Wanneer ‘n probleem gediagnoseer word, sal dit die beste wees om met diegene te praat wie se taak dit is om die stelsel te bestuur.  Natuurlik is daar die moontlikheid dat jou werknemers nie doen wat hulle veronderstel is om te doen nie – miskien maak hulle gebruik van ‘n kortpad om tyd te spaar, ten koste van ander departemente – maar jy het hulle gehuur vir hul kundigheid en ondervinding, so vertrou daarop.

Die uiteindelike doel van ‘n stelsel is om die oorsaak van probleme vas te stel voordat dit ontstaan – voorkoming is beter as genesing – maar dit is nie altyd moontlik nie. ‘n Goeie stelsel moet jou die geleentheid (tyd) gee om ‘n probleem raak te sien terwyl dit ontvou.  Hou dus altyd ‘n oog op jou stelsels.

Daarom is ‘n betroubare toets- en moniteringstelsel nodig om te verseker dat die stelsels werk soos dit bedoel is.  Dit kan beteken dat jy seker moet maak dat jy krediteure betyds betaal, dat daar altyd kontant beskikbaar is om personeel te betaal en dat teruggestuurde produkte binne ‘n aanvaarbare persentasie van die totale verkope is. Hou ‘n rekord van belangrike indekse, soos teruggestuurde produkte, ongelukkige kliënte / klagtes, sperdatums wat nie deur personeel bereik is nie, en so meer, as deel van u besigheid se sleutel prestasie-aanwysers.  Indien voorvalle van die bogenoemde probleme ‘n bepaalde drempel oorskry, moet jy dadelik dienooreenkomstig optree.

Jy moet jouself afvra wat verkeerd gegaan het. Hoe los ons die probleem op? So ontwikkel jy stelsels voor ‘n tweede of selfs derde krisis. Passiwiteit, is ‘n groot gevaar wanneer ‘n stelsel geïmplimenteer is. Daar moet ook ‘n aspek van aktiewe betrokkenheid by stelsels wees. ‘n Groep mense moet by geleenthede sit om die stelsels in plek te hersien en uit te vind of dit optimaal funksioneer – kan hulle vinniger, beter of meer werk- óf koste-effektief gemaak word. Identifiseer moontlike probleme vooraf, aangesien die besigheid voortgaan om te groei. Spreek die probleme aan voordat hulle wortel skiet. Die term wat ek graag gebruik, is “geen verrassingsbestuur nie”.  Dit is die idee dat ‘n stelsel, indien dit reg is, jou nooit moet verras  nie. Dit geld natuurlik so in ‘n ideale wêreld, want ja, daar is altyd uitsonderings.

Daarom moedig ek altyd ‘n kultuur van innovering aan, nie net vir beter produktiwiteit en beter samewerking tussen besigheidseenhede nie, maar om potensiële probleme op te los of te identifiseer voordat dit ontstaan. Nuwe tegnologie kan dit doen, maar om dit te laat gebeur moet jy aktief betrokke raak by jou stelsels.

Gesels saam:

Ons ontvang graag jou kommentaar op hierdie artikel (Gaan na Leave a Comment hieronder). Gebruik ook gerus ons GespreksForum om ‘n gesprek aan die gang te sit deur jou vrae, wenke en insette met die KragDag gemeenskap te deel.

——————————————

Help ons asseblief om hoë gehalte artikels te verseker deur hieronder aan te dui hoeveel sterre jy vir hierdie artikel sou toeken.