Danksy moderne tegnologie is dit vir maatskappye moontlik om ’n werkerskorps te hê wat aanlyn afstandwerk verrig vanaf verskillende destinasies wêreldwyd. Individue werk vanaf hulle huise en het dikwels net ’n skootrekenaar of slimfoon en stabiele hoëspoedinternetverbinding nodig om met bestuurders, kollegas en kliënte te kommunikeer. Virtuele werk hou verskeie voordele vir maatskappye en hulle werkers in, waarvan koste- en tydbesparing sekerlik die belangrikste is. Virtuele spanne moet egter suksesvol bestuur en gemonitor word om personeel gemotiveerd en gefokus te hou.

Ek het met Jaqqui Posthumus, uitvoerende direkteur en landswye hoof van Digitail South Africa gesels. Jaqqui (31) bestuur ’n baie suksesvolle virtuele span wat plaaslik én internasionaal aandag trek. Sy is onlangs aangewys as ’n finalis in die Forty under 40 Awards wat SA se mees invloedryke en bekwame jong sakeleiers onder die ouderdom van 40 vereer.

Digitail bedien veeartse en troeteldiereienaars wêreldwyd met baanbreker sagteware. Hulle sien ook om na die sagteware-behoeftes van meer as 100 veeartspraktyke in Suid-Afrika. Die maatskappy het globaal meer as 50 afstandwerkers – die Suid-Afrikaanse span van nege professionele persone ingesluit.

Jaqqui sê: “Dis maklik om my virtuele span gemotiveerd te hou, want die spanlede is baie minder gestres en werk-lewe-balans kom eerste. Dit gesê, die sleutel tot die bestuur van ’n suksesvolle virtuele span begin by die aanstellingsproses. Ons stel hoogs gemotiveerde individue aan wat geweldig passievol is oor wat hulle doen – in dié geval om die lewens van troeteldiere, hulle eienaars en hul veeartse te verbeter. Elke voornemende spanlid se werksetiek en persoonlikheidseienskappe word ondersoek, want hulle moet optimaal selfstandig kan funksioneer en nie sommer kajuitkoors kry nie.”

Sy vertel verder: “Om spanmoraal hoog te hou, hou ons maandeliks ’n gesamentlike ete en verkeer gesellig. Ons het ook ’n 10 dae spanboureis na Europa wat voorlê waar ons Suid-Afrikaanse span ons internasionale kollegas sal ontmoet. Ek sê nie dat ’n pizza-partytjie af en toe my virtuele span gemotiveerd hou nie. Almal werk met die doel om geld te maak. Finansiële aansporings is dus die uiteindelike motivering.”

Jaqqui glo dat virtuele spanbestuurders prestasie moet assesseer op grond van bereikbare doelwitte, teikens bereik en projekte voltooi. Bestuurders moet resultaat gefokus wees en duidelike verwagtinge, doelwitte en sleutelprestasie-aanwysers vir elke spanlid definieer. Dit moedig spanlede aan om werk van hoë gehalte te lewer en teikens te bereik, ongeag die spesifieke ure wat hulle insit. Die kollig verskuif dus van aantal ure aangemeld vir werk na die impak en waarde van die werk wat wel verrig is.

“Die byvoordele is eindeloos,” reken sy. “Die maatskappy bespaar op die huur van kantoorruimte en ander oorhoofse koste. Die spanlede spaar geld op pendel, werksdrag, etes, ens. Ons het gevind dat verminderde pendelstres, meer buigsaamheid en minder kantoorafleidings tot hoër produktiwiteit lei. Ook het ons toegang tot globale talent wanneer ons spanlede werf, wat beteken dat ons ’n breër talentpoel kan benut. Ons het ook hoër personeelbehoudkoerse. Die verbeterde werk-lewe-balans lei tot verminderde uitbranding en meer persoonlike geluk en groei.”

Watter uitdagings is daar om ’n virtuele span te lei?
Beurtkrag het beslis sy eie unieke uitdagings vir die Suid-Afrikaanse span geskep. Ons het ons span toegerus met kragbanke en omskakelaars sowel as Mac’s of skootrekenaars wat buitengewone lang batterylewens het. Dit het ’n rukkie geneem om ons te posisioneer sodat beurtkrag nie meer ons werk beïnvloed nie. Ons probeer om tegnologie verstandig te gebruik en belê in goeie, betroubare tegnologie en sagteware. Elke spanlid het ook die vryheid om kliënte persoonlik te besoek in plaas daarvan om virtuele vergaderings te reël – dit kan na eie goeddunke gedoen word.

Watter wenke het jy vir bestuurders wat ’n virtuele span moet lei?

• Skep ‘n groepklets waar spanlede maklik kan in- en uitklok deur ‘n vinnige boodskap soos “Ek is by die tandarts vir die volgende twee ure” of “Ek moet gou gaan melk koop” te laat. Deel kalenders sodat almal toegang het tot mekaar se skedules. Dit voorkom frustrasie wanneer jy nie dadelik ’n spanlid in die hande kan kry nie omdat dié dalk in ’n virtuele vergadering is of andersins besig is.
• Respekteer spanlede se werksure. Dit is maklik om meegevoer te raak, veral as jy met spanne oor verskillende tydsones werk, maar dit is nooit wenslik om ’n werknemer buite werksure te kontak nie. As jy bang is dat jy dalk sal vergeet om ’n taak teen die volgende oggend toe te ken, maak dan ’n punt daarvan om die boodskap te skeduleer om te stuur wanneer die werknemer se werksure begin. Andersins verskuif jy eenvoudig jou angs na hulle toe en dit is nie regverdig nie.
• Skeduleer skermpouses in jou dagboek. Dit is belangrik om rond te beweeg en gereeld te oefen. Stel duidelike grense tussen werk en persoonlike lewe. Onthou om aan die einde van die dag van diens af te meld. Hê ’n toegewyde werkspasie om só ’n afstand tussen werk en jou persoonlike lewe te handhaaf.

Ek het vir twee van Digitail se senior SA-spanlede gevra waarom virtuele werk hulle soos ’n handskoen pas:
Marlise van der Walt, hoof van verkope en bemarking, geniet die uitdaging om met kliënte van regoor die wêreld te werk. Sy is meer produktief en gefokus tuis omdat daar minder afleidings is as op kantoor. “Ek trek elke oggend aan asof ek kantoor toe gaan, want dit help my om by ’n roetine te hou en deurentyd ’n professionele ingesteldheid te handhaaf. Ek is gevolglik meer ontspanne en kan fokus op my passie om veeartse wêreldwyd te help om hulle praktyke optimaal te bedryf.”

Marlene du Toit, hoof van kliëntesukses, geniet die vryheid om plaaslike en internasionale kliënte vanuit haar huis te bedien op tye wat hulle besige skedules die beste pas. Dit maak dat kliënte ook meer ontspanne is en dus meer geredelik gesels oor moontlike uitdagings wat hulle ondervind. Sy kan dan meer gefokusde raad gee en so seker maak dat kliënte die sukses behaal wat hulle verdien. “Ek sorg dat my kliënte net die heel beste persoonlike diens kry. Hulle tevredenheid en uiteindelike sukses is vir my baie belangrik.”

Ter afsluiting sê Jaqqui: “Belê in jou virtuele span. Op die ou einde hang die sukses van ’n maatskappy af van die toegewydheid, werksywer, vernuf en innovasie van die individue agter die skerm. Laat jou span voel hulle word waardeer, ondersteun en aangemoedig. Skep ’n veilige tuiste waar hulle optimaal kan funksioneer, werkstevredenheid sowel as selftevredenheid kan ervaar en die moontlikheid van verdere loopbaangroei binne die maatskappy kan ervaar. Beloon jou span vir goeie werk.”

Foto: Van links na regs: Marlene du Toit, Jaqqui Posthumus en Marlise van der Walt