Daar is steeds heelwat verwarring met betrekking tot verskillende aspekte van jaarlikse verlof. Die volgende vorm die grondbeginsels – soos in Artikel 20 van die Wet op Basiese Diensvoorwaardes , Wet 75 van 1997 uiteengesit – kortliks verwys na as “Die Wet”. Behalwe waar dit anders aangetoon word, moet elke werkgewer hierdie grondbeginsels navolg behalwe as ʼn hoofooreenkoms of kollektiewe ooreenkoms verskillende voorwaardes bevat.

Die werknemer is geregtig op 21 opeenvolgende kalenderdae vir sy jaarlikse verlof wat ten volle betaal word in elke verlofsiklus. Dit is gelykstaande aan 15 werksdae per jaar as die werknemer ʼn 5-dagweek werk en 18 werksdae per jaar as hy ʼn 6-dagweek werk.

ʼn Verlofsiklus beteken ʼn periode van 12 maande by die aanvang van die eerste dag van indiensneming of by die aanvang aan die einde van die vorige verlofsiklus. Die werknemer word vir elke werksdag betaal ongeag die aantal normale werksdae wat binne hierdie 21 opeenvolgende dae val. Jaarlikse verlof kan opgehoop word wat beteken dat die getal dae waarop die werknemer geregtig is by nul begin en dat dit met tyd toeneem soos die verlofsiklus vorder. Hiervolgens dus, het die werknemer aan die begin van sy verlofsiklus geen verlofdae nie.

Opgehoopte jaarlikse verlof

Daar is twee maniere om die opgehoopte jaarlikse verlof te bereken soos wat die verlofsiklus vorder. Die eerste manier mag alleenlik aangewend word met die vorige ooreenkoms van die werknemer.

Die jaarlikse verlofsiklus in terme van “Die Wet” beteken ʼn periode van 12 maande diens by dieselfde werkgewer wat volg na:

• ʼn werknemer se aanvang van diens, of
• die voltooiing van daardie werknemer se vorige verlofsiklus.

As daar geen ander ooreenkoms met die werknemer is nie, word die opgehoopte verlof toegestaan met 1,25 dae per maand in die geval van ʼn 5-dag per week werker, of met 1,5 dae per maand in die geval van ʼn 6-dag per week werker. Geen werknemersooreenkoms mag minder gunstig  wees as wat in ”Die Wet” voorgeskryf word nie.

Wanneer kan my werknemer jaarlikse verlof neem?

• Jaarlikse verlof mag alleenlik geneem word d.m.v. ʼn ooreenkoms tussen die werkgewer en werknemer. (Artikel 20 (10) (a) )
• In die afwesigheid van enige sogenaamde ooreenkoms, moet jaarlikse verlof geneem word wanneer dit vir die werkgewer gerieflik is. (Artikel (20) (b) )
• Die werkgewer kan dus weier om ʼn werknemer se jaarlikse verlof toe te staan as dit nie val binne die operasionele vereistes van die werkgewer nie.
• ʼn Werkgewer moet egter konsekwent handel en mag nie sekere werknemers indoen deur hul jaarlikse verlof te weier, terwyl ander werknemers wel vergunning kry nie.
• Die werkgewer kan nie vir ʼn onbepaalde tyd jaarlikse verlof weier nie en sal verplig wees om dit toe te staan binne ʼn 18-maande periode en/of binne ses maande na die werknemer se jaarlikse verlofsiklus.

Tipiese voorbeelde van oortredings gedurende die feesseisoen is die volgende: 

• Sarah arriveer op ‘n gereelde basis laat by haar werk.
• Samantha dros vir ʼn paar dae en kom dan terug werk toe asof niks gebeur het nie.
• Kellly verlaat vroeg haar werksplek om sekere kersinkopies te gaan doen sonder enige toestemming en/of magtiging.
• Peter vind ʼn ander werk en bly sommer net vir ʼn onbepaalde tyd weg sonder enige verdere aankondiging.

Strafmaatreëls vir bogenoemde oortredings mag wissel van ʼn geringe misstap (ʼn mondelinge of eerste skriftelike waarskuwing) tot ʼn groter oortreding (ʼn finale, skriftelike waarskuwing of ʼn formele, dissiplinȇre verhoor).

Dit hang ook af van die volgende:

• Hoeveel dae die werknemer weg was van sy werk.
• Of die werknemer sy/haar werkgewer in kennis gestel het.
• Of daar ʼn geldige rede was vir die werknemer se afwesigheid.
• Die gevolge van die werknemer se afwesigheid.
• Die konsekwensie in terme van die werkgewer se dissiplinȇre kode of strafmaatreëls

Verpligte jaarlikse verlof

Soos genoem in bogenoemde gedeeltes het die werkgewers die voorreg om te bepaal wanneer ʼn werknemer met verlof kan gaan. By baie industrieë geld verpligte jaarlikse verlof – gewoonlik in die periode vanaf 16 Desember tot om en by 7 Januarie van die volgende jaar.

Elke jaar kan soms effens verskil van vorige jare en dit is dus baie belangrik dat werkgewers so vroeg as moontlik die verpligte jaarlikse verlofperiode met hulle werknemers bespreek.

Dit is raadsaam dat so ʼn verpligte jaarlikse verlofperiode in ʼn werkskontrak gestipuleer moet word en/of alternatiewelik dat die werknemer bewus gemaak moet word van so ʼn reël voordat indiensneming ʼn aanvang neem. Dit sal ʼn goeie idee wees om dit te inkorporeer in die werknemer se aanstellingsbrief.

Nuwe werknemers wat later in die jaar begin het, kan ondervind dat hulle nie genoeg jaarlikse verlof het wat vir die verpligte jaarlikse verlof voorsien nie en sal dus onbetaalde verlof moet neem.

Almal moet weet dat daar normaalweg vier (4) openbare vakansiedae in die verpligte jaarlikse verlofperiode voorkom wat die volgende insluit:

• 16 Desember – Versoeningsdag
• 25 Desember – Kersdag
• 26 Desember – Welwillendheidsdag
• 01 Januarie – Nuwejaarsdag

Ek kan volstaan deur te sȇ dat die bogenoemde openbare vakansiedae uitgesluit behoort te wees van die werknemer se aantal jaarlikse verlofdae. As ons na hierdie jaar, 2022, as voorbeeld kyk, sal die werknemer 13 werksdae as jaarlikse verlof moet neem tussen 16 Desember en Saterdag, 7 Januarie 2023 om weer op 9 Januarie, die volgende Maandag,  te begin werk.

Neem asseblief kennis dat 2 Januarie 2023 ook ʼn publieke vakansiedag is omdat 1 Januarie 2023 op ʼn Sondag val. Dit sal ʼn 5-dag werker, wat normaalweg 15 werksdae jaarlikse verlof het, met 2 dae ekstra verlof laat.

Die werkgewer kan òf die besluit neem om die verpligte jaarlikse verlof met ʼn dag te verleng òf hy kan dit aan die werknemer oorlaat om te besluit wanneer hy/sy dit wil neem tydens sy/haar verlofsiklus.

Berekening van verlofdae by aflegging

Hier volg nou ʼn tipiese voorbeeld van hoe jy ʼn werknemer se uitstaande verlofdae by aflegging moet bereken.

Voorbeeld: Werknemer verdien R10 000 per maand (5-dag werker).

R10 000/ 21,67 (bedrag van die gemiddelde werksdae vir ʼn 5-dag werker)

= R461,47 per dag × (die hoeveelheid dae verlof wat oor is).

As die werknemer byvoorbeeld 7 dae verlof oor het, sal dit as volg bereken word:

R461,47 (daaglikse tarief) × 7 werksdae

= R3230,29 (bedrag betaalbaar by aflegging)

Voorbeeld: Werknemer verdien R10 000 per maand (6-dag werker).

R10 000/ 26 (bedrag van die gemiddelde werksdae vir ʼn 6-dag werker)

= R384,62 per dag × (die hoeveelheid dae verlof wat oor is).

As die werknemer byvoorbeeld 7 dae verlof oor het, sal dit asvolg bereken word:

R384,62 (daaglikse tarief) × 7 werksdae

= R2692,34 (bedrag betaalbaar by aflegging)

Beste toepassing

Verpligte jaarlikse verlof  is altyd aan te beveel vir ʼn werkgewer wat oor die feesseisoen sluit, maar vir ander sal hierdie tyd die besigste tyd van die jaar wees en kan hulle dit nie bekostig dat hulle werknemers op verlof gaan nie. Werkgewers word aangeraai om ʼn verlofskedule (rooster) aan die begin van die jaar op te stel om vir die jaar wat voorlȇ te beplan.

Volgens ons is dit beter vir ʼn werknemer om eerder alle jaarlikse verlof binne ʼn 12-maandelikse periode op te gebruik as in die voorgeskrewe 18 maande. Voordele sluit die volgende in:

• Werkgewers kan verseker dat die werknemers se verlof in lyn is met die operatiewe vereistes van die maatskappy en dat daar altyd genoeg mannekrag is.
• Werknemers skeduleer hul verlof vooruit en het dan iets om na uit te sien. Dit is beter vir die moreel van die personeel en ook vir diensverlenging.
• Werknemers is nie oorwerk nie en kan die nuwe jaar vars begin.
• Werkgewers hoef dan nie ʼn buitensporige bedrag geld by aflegging te betaal nie en kan dus reël vir onvoorsiene kostes by aflegging.

Samevatting en gevolgtrekking 

• Jaarlikse verlof kan nie minder gunstig wees as wat in die Wet op Basiese Diensvoorwaardes voorgeskryf is nie.
• Dit is die werkgewer se voorreg om oor die jaarlikse verlof te besluit of dit toegestaan gaan word of nie.
• Dis raadsaam om ʼn verlofskedule aan die begin van die jaar op te stel.
• Verpligte jaarlikse verlofperiodes moet vroegtydig bespreek word.
• Werknemers neig om kanse te vat oor die feesseisoen en werkgewers moet dissipline toepas in lyn met die dissiplinȇre kode, terwyl die gevolge van die werknemer se afwesigheid opgeweeg moet word.

Wil jy ʼn gratis gelamineerde A1 jaarlikse verlofbeplanner hȇ? Vertel ons watter deel van dié nuusbrief jy die interessantste gevind het. Kontak ons by jaco@contactlabour.co.za

Jaco Lessing (jaco@contactlabour.co.za) in samewerking met FergusMOR